Отчёт об обследовании в 1С:
документ, который превращает хаос процессов в понятный план автоматизации
Отчёт об обследовании в 1С — это не «ещё один файл для галочки», а опорный документ, который связывает реальную жизнь компании и будущую систему автоматизации.
Что такое отчёт об обследовании
Отчёт об обследовании фиксирует результаты предпроектного обследования компании: как она работает сейчас и к чему хочет прийти с помощью 1С.
Проще говоря, это структурированное описание «как есть» и набросок «как должно быть», на которое опираются ТЗ, оценка сроков и бюджета.
Зачем он нужен
· Фиксировать договорённости: кто участвовал, какие процессы смотрели, к каким выводам пришли.
· Снизить риск недопониманий на этапе сбора требований: все ключевые решения и требования зафиксированы письменно и доступны и заказчику, и исполнителю.
· Стать фундаментом для ТЗ и плана проекта: из отчёта удобно формировать перечень доработок, этапов внедрения, оценку трудозатрат и рисков.
Без отчёта проект почти неизбежно уходит в бесконечные изменения требований и размывание границ.
Как обычно составляется отчёт
Обследование включает несколько типов активности: интервью с ключевыми сотрудниками, наблюдение «в полях», анализ документов и действующей отчётности, изучение текущей ИТ‑системы.
По результатам аналитик систематизирует информацию и оформляет её в документ с понятной структурой, согласовывает с заказчиком и только потом на основании отчёта готовит ТЗ.
Пример структуры отчёта об обследовании
Ниже пример структуры, условно заполненного отчёта об обследовании для оптово‑розничной торговой компании «МегаТрейд». Формат упрощён, чтобы его можно было взять как основу и доработать под свои проекты.:
1. Цель и границы обследования
Цель: оценить текущее состояние учёта и бизнес‑процессов в торговой компании «МегаТрейд» и подготовить предложения по внедрению 1С для повышения управляемости и прозрачности учета.
Границы:
· оптовые продажи
· розничные продажи
· закупки
· складской учёт
· бухгалтерский и управленческий учёт
Период анализа: последние 6 месяцев.
2. Краткая характеристика компании
· Сфера деятельности: оптовая и розничная торговля хозяйственными товарами.
· Штат: 60 сотрудников, из них 15 — продавцы, 5 — менеджеры по закупкам, 10 — склад.
· Структура компании: АУП, отдел продаж, отдел закупок, склад, бухгалтерия.
3. Текущие процессы (AS IS)
3.1. Продажи
· Оптовые заказы приходят по телефону, почте и через мессенджеры. Менеджер фиксирует заказ в Excel, затем передаёт на склад по почте.
· Розничные продажи ведутся в кассовой программе, не связанной с учётом склада: остатки сверяются вручную раз в неделю.
· Согласование цен и скидок происходит «вручную»: менеджер согласовывает скидки с директором в чате, подтверждение нигде не фиксируется.
Проблемы:
· дублирование ввода данных;
· высокий риск ошибок по количеству и цене;
· отсутствие единой картины по заказам и остаткам.
3.2. Закупки
· Потребность в закупках формируется менеджерами «на глаз» на основе Excel‑отчётов и личного опыта.
· Формального регламента по минимальным остаткам нет; часто возникают как излишки, так и дефицит по ходовым позициям.
3.3. Склад
· Учёт фактически ведётся в Excel‑таблицах и тетрадях, документы прихода/расхода оформляются после реальных операций.
· Инвентаризации проводятся нерегулярно, расхождения между фактом и учётом до 10–15%.
3.4. Бухгалтерия и отчётность
· Бухгалтерия ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии, но данные о продажах и складе поступают с задержкой и в виде файлов.
· Управленческие отчёты формируются вручную в Excel, занимают 2–3 дня в конце месяца.
4. Текущая ИТ‑система
· 1С:Бухгалтерия — только регламентированный учёт.
· Отдельная кассовая программа для розницы.
· Несколько Excel‑файлов для заказов, закупок и склада.
Интеграции между системами нет, обмен данными — вручную.
5. Выявленные проблемы и риски
· Нет единой системы учёта товародвижения.
· Высокая зависимость от «человеческого фактора».
· Невозможно оперативно увидеть прибыль по направлениям и клиентам.
· Риски: ошибки в запасах, потери товара, неверные управленческие решения из‑за неполной информации.
6. Цели автоматизации
· Вести учёт продаж, закупок и склада в единой системе 1С.
· Сократить время формирования управленческой отчётности с 2–3 дней до нескольких часов.
· Снизить ошибки по остаткам до допустимого уровня (не более 1–2% по итогам инвентаризации).
7. Укрупнённые требования к 1С
· Поддержка оптовых и розничных продаж в одной базе.
· Автоматический контроль остатков при оформлении заказа.
· Механизмы планирования закупок ( проводить закупки с учетом имеющихся остатков).
· Полноценный складской учёт с возможностью адресного хранения.
· Набор управленческих отчётов: продажи по клиентам и товарам, ABC‑анализ, оборачиваемость, валовая прибыль, остатки и дефицит.
Рекомендуемая конфигурация: «1С:Управление торговлей» или связка УТ + Розница (в зависимости от выбранной архитектуры).
8. Рекомендации по целевой модели (TO BE)
· Перевести учёт заказов, отгрузок, закупок и складских операций в 1С с отказом от Excel как основного инструмента.
· Настроить интеграцию кассового оборудования с 1С, чтобы розница отражалась в системе автоматически.
· Ввести правила по минимальным остаткам и регулярным инвентаризациям, закреплённые регламентом.
· Обучить ключевых пользователей (продавцы, закупки, склад, бухгалтерия) работе в 1С по новой схеме.
9. Оценка сроков и этапов
Пример укрупнённого плана:
1. Подробная проработка требований и ТЗ — 3 недели.
2. Настройка типовой конфигурации и минимальные доработки — 4–6 недель.
3. Настройка обменов и загрузки начальных остатков — 2 недели.
4. Обучение пользователей и опытная эксплуатация — 4 недели.
5. Переход на промышленную эксплуатацию – 1–2 недели.
6. Поддержка пользователей, разработка инструкций и регламентов – 2 недели.
10. Выводы
В текущем состоянии «МегаТрейд» теряет управляемость из‑за разрозненных систем и ручного учёта.
Внедрение единой системы 1С с предложенной моделью процессов позволит:
· уменьшить количество ошибок и потерь товара;
· ускорить работу с заказами;
· давать руководству актуальные цифры по продажам, остаткам и прибыли.
Отчёт об обследовании — это точка, где ощущения бизнеса превращаются в понятную картину, с которой уже можно безопасно идти в автоматизацию. Он честно показывает, как компания живёт сейчас, где именно теряются деньги и данные, и чего организация реально хочет добиться с помощью 1С. На основе такого документа легче выбрать подходящую конфигурацию, спланировать этапы внедрения, посчитать сроки и бюджет, а главное — говорить с руководством и командой не общими словами, а на языке конкретных процессов, цифр и рисков.
Что такое отчёт об обследовании
Отчёт об обследовании фиксирует результаты предпроектного обследования компании: как она работает сейчас и к чему хочет прийти с помощью 1С.
Проще говоря, это структурированное описание «как есть» и набросок «как должно быть», на которое опираются ТЗ, оценка сроков и бюджета.
Зачем он нужен
· Фиксировать договорённости: кто участвовал, какие процессы смотрели, к каким выводам пришли.
· Снизить риск недопониманий на этапе сбора требований: все ключевые решения и требования зафиксированы письменно и доступны и заказчику, и исполнителю.
· Стать фундаментом для ТЗ и плана проекта: из отчёта удобно формировать перечень доработок, этапов внедрения, оценку трудозатрат и рисков.
Без отчёта проект почти неизбежно уходит в бесконечные изменения требований и размывание границ.
Как обычно составляется отчёт
Обследование включает несколько типов активности: интервью с ключевыми сотрудниками, наблюдение «в полях», анализ документов и действующей отчётности, изучение текущей ИТ‑системы.
По результатам аналитик систематизирует информацию и оформляет её в документ с понятной структурой, согласовывает с заказчиком и только потом на основании отчёта готовит ТЗ.
Пример структуры отчёта об обследовании
Ниже пример структуры, условно заполненного отчёта об обследовании для оптово‑розничной торговой компании «МегаТрейд». Формат упрощён, чтобы его можно было взять как основу и доработать под свои проекты.:
1. Цель и границы обследования
Цель: оценить текущее состояние учёта и бизнес‑процессов в торговой компании «МегаТрейд» и подготовить предложения по внедрению 1С для повышения управляемости и прозрачности учета.
Границы:
· оптовые продажи
· розничные продажи
· закупки
· складской учёт
· бухгалтерский и управленческий учёт
Период анализа: последние 6 месяцев.
2. Краткая характеристика компании
· Сфера деятельности: оптовая и розничная торговля хозяйственными товарами.
· Штат: 60 сотрудников, из них 15 — продавцы, 5 — менеджеры по закупкам, 10 — склад.
· Структура компании: АУП, отдел продаж, отдел закупок, склад, бухгалтерия.
3. Текущие процессы (AS IS)
3.1. Продажи
· Оптовые заказы приходят по телефону, почте и через мессенджеры. Менеджер фиксирует заказ в Excel, затем передаёт на склад по почте.
· Розничные продажи ведутся в кассовой программе, не связанной с учётом склада: остатки сверяются вручную раз в неделю.
· Согласование цен и скидок происходит «вручную»: менеджер согласовывает скидки с директором в чате, подтверждение нигде не фиксируется.
Проблемы:
· дублирование ввода данных;
· высокий риск ошибок по количеству и цене;
· отсутствие единой картины по заказам и остаткам.
3.2. Закупки
· Потребность в закупках формируется менеджерами «на глаз» на основе Excel‑отчётов и личного опыта.
· Формального регламента по минимальным остаткам нет; часто возникают как излишки, так и дефицит по ходовым позициям.
3.3. Склад
· Учёт фактически ведётся в Excel‑таблицах и тетрадях, документы прихода/расхода оформляются после реальных операций.
· Инвентаризации проводятся нерегулярно, расхождения между фактом и учётом до 10–15%.
3.4. Бухгалтерия и отчётность
· Бухгалтерия ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии, но данные о продажах и складе поступают с задержкой и в виде файлов.
· Управленческие отчёты формируются вручную в Excel, занимают 2–3 дня в конце месяца.
4. Текущая ИТ‑система
· 1С:Бухгалтерия — только регламентированный учёт.
· Отдельная кассовая программа для розницы.
· Несколько Excel‑файлов для заказов, закупок и склада.
Интеграции между системами нет, обмен данными — вручную.
5. Выявленные проблемы и риски
· Нет единой системы учёта товародвижения.
· Высокая зависимость от «человеческого фактора».
· Невозможно оперативно увидеть прибыль по направлениям и клиентам.
· Риски: ошибки в запасах, потери товара, неверные управленческие решения из‑за неполной информации.
6. Цели автоматизации
· Вести учёт продаж, закупок и склада в единой системе 1С.
· Сократить время формирования управленческой отчётности с 2–3 дней до нескольких часов.
· Снизить ошибки по остаткам до допустимого уровня (не более 1–2% по итогам инвентаризации).
7. Укрупнённые требования к 1С
· Поддержка оптовых и розничных продаж в одной базе.
· Автоматический контроль остатков при оформлении заказа.
· Механизмы планирования закупок ( проводить закупки с учетом имеющихся остатков).
· Полноценный складской учёт с возможностью адресного хранения.
· Набор управленческих отчётов: продажи по клиентам и товарам, ABC‑анализ, оборачиваемость, валовая прибыль, остатки и дефицит.
Рекомендуемая конфигурация: «1С:Управление торговлей» или связка УТ + Розница (в зависимости от выбранной архитектуры).
8. Рекомендации по целевой модели (TO BE)
· Перевести учёт заказов, отгрузок, закупок и складских операций в 1С с отказом от Excel как основного инструмента.
· Настроить интеграцию кассового оборудования с 1С, чтобы розница отражалась в системе автоматически.
· Ввести правила по минимальным остаткам и регулярным инвентаризациям, закреплённые регламентом.
· Обучить ключевых пользователей (продавцы, закупки, склад, бухгалтерия) работе в 1С по новой схеме.
9. Оценка сроков и этапов
Пример укрупнённого плана:
1. Подробная проработка требований и ТЗ — 3 недели.
2. Настройка типовой конфигурации и минимальные доработки — 4–6 недель.
3. Настройка обменов и загрузки начальных остатков — 2 недели.
4. Обучение пользователей и опытная эксплуатация — 4 недели.
5. Переход на промышленную эксплуатацию – 1–2 недели.
6. Поддержка пользователей, разработка инструкций и регламентов – 2 недели.
10. Выводы
В текущем состоянии «МегаТрейд» теряет управляемость из‑за разрозненных систем и ручного учёта.
Внедрение единой системы 1С с предложенной моделью процессов позволит:
· уменьшить количество ошибок и потерь товара;
· ускорить работу с заказами;
· давать руководству актуальные цифры по продажам, остаткам и прибыли.
Отчёт об обследовании — это точка, где ощущения бизнеса превращаются в понятную картину, с которой уже можно безопасно идти в автоматизацию. Он честно показывает, как компания живёт сейчас, где именно теряются деньги и данные, и чего организация реально хочет добиться с помощью 1С. На основе такого документа легче выбрать подходящую конфигурацию, спланировать этапы внедрения, посчитать сроки и бюджет, а главное — говорить с руководством и командой не общими словами, а на языке конкретных процессов, цифр и рисков.
Полезные статьи для аналитиков
